Một công cụ mới thường hấp dẫn bởi danh sách tính năng dài, nhưng nhóm nhỏ chỉ nhận được giá trị khi sản phẩm phù hợp với cách làm việc thực tế. Việc triển khai vội vàng có thể tạo thêm nơi lưu dữ liệu và khiến thành viên không biết thông tin nào là bản chính.
Vẽ lại luồng công việc hiện tại
Hãy mô tả một nhiệm vụ từ lúc tiếp nhận đến khi hoàn thành, chỉ ra bước chờ lâu, thao tác lặp lại và người phê duyệt. Công cụ nên giải quyết một hoặc hai điểm nghẽn lớn nhất trước, thay vì thay đổi toàn bộ quy trình trong một lần.
Nhóm cần thống nhất nguyên tắc đặt tên, quyền truy cập và thời gian lưu dữ liệu. Nếu sản phẩm không hỗ trợ xuất dữ liệu phổ biến hoặc kiểm soát quyền theo vai trò, chi phí chuyển đổi về sau có thể cao hơn khoản tiết kiệm ban đầu.
Thử nghiệm trong phạm vi nhỏ
Một nhóm đại diện có thể dùng thử trong hai đến bốn tuần với tiêu chí đo cụ thể như thời gian xử lý, số lỗi hoặc mức độ tìm lại thông tin. Chỉ mở rộng khi kết quả tốt hơn cách cũ và đã có người chịu trách nhiệm hướng dẫn, quản trị.
