Hướng dẫn sử dụng phần mềm KBHXH khai báo bảo hiểm xã hội

Khi doanh nghiệp có bất kì sự thay đổi nào về nhân lực, bộ phận nhân sự cần nhanh chóng thực hiện khai báo tăng hoặc giảm bảo hiểm xã hội cho nhân viên. Làm thế nào để thực hiện điều này? Trong bài viết này, Gitiho sẽ cùng các bạn tìm hiểu cách sử dụng phần mềm KBHXH.

Với người làm nghề nhân sự, kỹ năng và kiến thức sử dụng Excel để lập báo cáo giải trình là vô cùng quan trọng. Bạn có muốn cải tổ kiến thức và kỹ năng của mình ?

Hướng dẫn khai báo thông tin đơn vị bằng KBHXH

Đầu tiên, các bạn hãy truy cập trang web baohiemxahoi.gov.vn để tải file cài đặt phần mềm KBHXH trên laptop hoặc máy tính của mình. Khi mở phần mềm lên, bạn sẽ thấy màn hình đăng nhập hiển thị như sau:

image 60ab0d88cd040

Tại hành lang cửa số này, bạn nhập mã số thuế của doanh nghiệp và mã đơn vị chức năng do cơ quan BHXH đã phân phối. Sau đó, bạn nhấn nút Truy nhập. Màn hình thông tin của đơn vị chức năng sẽ hiện ra .

1 image 60ab0d88bdf3c

Tại đây, bạn cần khai báo đúng chuẩn và vừa đủ những thông tin có dấu sao ( * ) đỏ .Xem thêm : Thủ tục báo tăng, báo giảm BHXH năm 2019

Hướng dẫn quản lý lao động trong KBHXH

Trong phần mềm KBHXH, bên cạnh khai báo bảo hiểm xã hội điện tử, bạn còn có thể quản lý các thông tin về người lao động, bao gồm: Thông tin cá nhân, vị trí chức vụ, bộ phận làm việc, thông tin bảo hiểm xã hội, quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội của người lao động tại các nơi làm việc trước và tại nơi làm việc hiện tại.

Danh mục đơn vị/phòng ban trong KBHXH

Bạn chọn tab Quản lý lao động > Danh mục đơn vị chức năng / phòng ban để nhập thông tin tương ứng của người lao động .

image 60ab0d9a1171a

Màn hình list phòng ban hiện lên .

image 60ab0d9a8d50c

Tại đây, bạn nhập đầy đủ Mã phòng, Tên phòng và Ghi chú (nếu có) vào các cột trong bảng. Khi đã hoàn thành, bạn nhấn nút Ghi để hệ thống KBHXH lưu lại các thông tin vừa nhập.

image 60ab0d88c9cf3

Danh sách lao động trong KBHXH

Có 2 cách để bộ phận nhân sự có thể nhập thông tin của người lao động trên phần mềm KBHXH.

Cách 1: Nhập thông tin lao động trực tiếp

Bạn chọn tab Quản lý lao động > Thêm mới lao động. Màn hình thông tin người lao động hiện lên .

image 60ab0d88bf38e

Tại màn hình này, bạn nhập đầy đủ các thông tin của người lao động vào các mục tương ứng. Khi bạn tiến hành lập các bộ hồ sơ, các thông tin này sẽ được hệ thống KBHXH tự động chuyển sang.

Vẫn giữ nguyên hành lang cửa số thông tin người lao động, bạn chọn tab tin tức tham gia BHXH, BHYT để nhập thông tin về quy trình người lao động tham gia bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế .

image 60ab0d8961133

Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể chọn tab Diễn giải TK1-TS để khai báo bảo hiểm xã hội điện tử cho những lao động chưa được cấp sổ bảo hiểm .

image 60ab0d89aaa32

Nếu bạn muốn nhập thêm thông tin của người lao động mới, bạn chỉ cần nhấn Thêm mới trên màn hình để hệ thống KBHXH cung cấp form thông tin như ban đầu.

Khi đã hoàn thành xong nhập liệu thông tin hàng loạt người lao động, bạn hoàn toàn có thể vào Danh sách lao động để xem vừa đủ thông tin khai báo bảo hiểm xã hội đã nhập .

image 60ab0d8a3bf32

Cách 2: Nhập danh sách người lao động từ file Excel

Bạn chọn tab Quản lý lao động > Danh sách lao động > Import Excel > Chọn File .

image 60ab0d899b624

Tại đây, bạn tìm file Excel cần đưa lên mạng lưới hệ thống. Hãy chú ý quan tâm rằng file phải được lập theo đúng mẫu của ứng dụng KBHXH. Nếu bạn chưa có mẫu chuẩn, hãy nhấn nút Tải file mẫu tại góc trái phía dưới màn hình hiển thị .Sau khi bạn đưa file Excel lên mạng lưới hệ thống, tất cả chúng ta sẽ có list người lao động hiển thị như dưới đây .

image 60ab0d89a6589

Nhấn nút Ghi để mạng lưới hệ thống lưu lại hàng loạt thông tin trên .< THVP
–>– >Xem thêm : Mẫu Bảng phân chia tiền lương và bảo hiểm xã hội theo Thông tư 200 trên Excel mới nhất năm 2018

Quy trình lập và nộp hồ sơ trong hệ thống KBHXH

Để lập một hồ sơ hoàn hảo, bạn cần triển khai vừa đủ 4 bước như sau :

  1. Chọn nghiệp vụ.
  2. Chọn người lao động.
  3. Lập hồ sơ.
  4. Ký và nộp hồ sơ.

Để mở màn, bạn chọn tab Quản lý hồ sơ > Tạo mới hồ sơ .

image 60ab0d8b6534f

Chúng ta triển khai bước tiên phong bằng cách chọn Báo tăng lao động trong list những Nghiệp vụ .

image 60ab0d8b6f55f

Màn hình sẽ hiển thị như sau :

image 60ab0d8ba6fca

Tiếp theo, chúng ta chọn nút B2. Chọn lao động để hệ thống KBHXH tự động chuyển sang bước tiếp theo.

image 60ab0d8beadcf

Tại đây, tất cả chúng ta sẽ chọn những lao động cần báo tăng từ list lao động và nhấn nút Chọn .

image 60ab0d8c49db5

Màn hình hiển thị như sau :

image 60ab0d8cafbfc

Vậy là tất cả chúng ta đã hoàn thành xong bước 2. Hãy nhấn nút B3. Lập hồ sơ. Cửa sổ Chọn kỳ kê khai sẽ hiện lên. Bạn cần chọn Kỳ khai báo bảo hiểm xã hội .

image 60ab0d8d3b636

Nếu bạn tạo lần đầu, tích chọn ô Tạo mới, nhập 1 vào ô Lần nộp, Màn hình Danh mục thành phần hồ sơ hiện lên. Danh sách người lao động vừa chọn ở bước trên được hệ thống KBHXH tự động tải vào tờ D02-TS. Nếu bạn muốn xem lại danh sách người lao động trên tờ D02-TS, bạn kích chọn tên tờ khai trong mục Nội dung hoặc tab tương ứng góc trái bên dưới màn hình.

image 60ab0d8e31753

Tờ khai D02-TS hiển thị như trong hình dưới đây :

image 60ab0d8e81c7f

Trong trường hợp cần bổ trợ thông tin người lao động cần báo tăng, bạn nhấn phím F10 để hiển thị Danh sách người lao động và triển khai lại bước 2 .Đối với những tờ khai TK1-TS, bạn triển khai tương tự như .

image 60ab0d8f1a5fd

Nếu người lao động chưa có mã số bảo hiểm xã hội thì bạn cần khai báo thêm phụ lục .

image 60ab0d8fdc6f1

Màn hình diễn giải hiện lên. Bạn cập nhật các thông tin cần thiết về người lao động rồi ấn nút Ghi để hệ thống KBHXH lưu lại dữ liệu.

image 60ab0d90a0fb4

Sau khi triển khai xong bước 3, tất cả chúng ta nhấn nút Nộp hồ sơ để chuyển sang bước 4 .

image 60ab0d91b9064

Màn hình hiển thị các thông tin bạn đã điền ở các bước trước. Hãy kiểm tra kĩ lại thông tin kê khai bảo hiểm xã hội điện tử và ấn nút Ký hồ sơ để hoàn thành quy trình lập hồ sơ trên hệ thống KBHXH.

Bạn sẽ thấy một hành lang cửa số nhu yếu chọn chữ ký số hiện lên trên màn hình hiển thị .

image 60ab0d9380b87

Xem thêm : Hướng dẫn cách thêm một chữ ký số ( digital signature ) trong ExcelBạn chọn OK và nhập mã PIN được tạo bởi đơn vị chức năng phân phối chữ kí số vào hành lang cửa số tiếp theo .

image 60ab0d943264a

Hệ thống KBHXH thông tin Đã ký hồ sơ xong .

image 60ab0d94c5449

Chúng ta liên tục chọn Nộp hồ sơ, màn hình hiển thị sẽ hiển thị hộp thoại Hướng dẫn nộp hồ sơ bảo hiểm qua mạng. Hãy nhấn vào ô chữ nhật tại mục Đường dẫn file BaoHiemDienTu. xml để xác lập vị trí thư mục chứa hồ sơ đơn vị chức năng vừa thực thi .

image 60ab0d951fd5d

Sau đó, bạn truy vấn trang cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội với thông tin tài khoản đã ĐK để nộp hồ sơ. Trên thanh menu, bạn chọn Nộp hồ sơ > Chọn tệp > Chọn vị trí file BaoHiemDienTu. xml > Open > Nộp hồ sơ .

image 60ab0d95cdae0

Hồ sơ của doanh nghiệp sẽ được gửi đến cơ quan bảo hiểm xã hội. Bạn hoàn toàn có thể kiểm tra hòm thư điện tử hoặc vào mục tra cứu để kiểm tra hiệu quả cơ quan trả về .

Hướng dẫn cập nhật kết quả và tra cứu hồ sơ đã nộp trong KBHXH

Để kiểm tra tình trạng các hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội doanh nghiệp đã nộp, bạn truy cập trang gddt.baohiemxahoi.gov.vn và chọn tab Tra cứu > Tra cứ hồ sơ.

image 60ab0d974dd67

Nếu bạn muốn update trạng thái hồ sơ, bạn chọn tab Tra cứu > Tra cứu quá trình xủ lý .

Hướng dẫn cập nhật trạng thái hồ sơ trên phần mềm KBHXH

Bộ phận nhân sự cần update tác dụng hồ sơ kê khai bảo hiểm xã hội và ứng dụng KBHXH để thuận tiện quản trị bảo hiểm xã hội của người lao động .Nếu hồ sơ nộp đã thành công xuất sắc, bạn tích chọn vào mục Nộp thành công xuất sắc và nhấn nút Ghi để update trạng thái hồ sơ .

image 60ab0d9859ca0

Như vậy, hồ sơ sẽ tự động hóa chuyển sang trạng thái đã nộp .

image 60ab0d98da122

Xem thêm : Tìm hiểu về tiến trình giải quyết và xử lý Bảo hiểm xã hội năm 2019

Hướng dẫn tra cứu hồ sơ trên phần mềm KBHXH

Để tra cứu hồ sơ bảo hiểm xã hội, bạn chọn tab Quản lý hồ sơ > Tra cứu hồ sơ đã lập. Danh sách hồ sơ trong hệ thống KBHXH sẽ hiện lên.

image 60ab0d9959d17

Bạn hoàn toàn có thể lọc những bộ hồ sơ cần tra cứu rồi chọn nút Nộp / Xem hiệu quả để xem cụ thể hiệu quả cơ quan bảo hiểm xã hội trả về .

image 60ab0d99b8ae7

Tổng kết

Vậy là chúng ta đã hoàn thành quy trình khai báo bảo hiểm xã hội và tạo hồ sơ bảo hiểm xã hội trên phần mềm KBHXH. Hy vọng với kiến thức bài viết, các bạn có thể dễ dàng thực hiện công việc của mình. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm các kỹ năng cần thiết cho nghề hành chính nhân sự, hãy tìm đọc các bài viết về chủ đề này trên blog Gitiho nhé.

Gitiho chúc những bạn thành công xuất sắc !Xem thêm những bài viết về hành chính nhân sự tại đây :Cách tính thời hạn hợp đồng trong nhân sự bằng hàm Excel

Hướng dẫn cách lập công thức tính số ngày thử việc trong tháng của nhân sự

Lập báo cáo giải trình nhân sự trên Microsoft ExcelBàn về kỹ năng và kiến thức thiết yếu dành cho dân hành chính nhân sựCác giải pháp giúp người nhân sự tăng năng lực quản trị

Bài viết liên quan