Hướng dẫn cách trộn văn bản trong Word 2010 chi tiết nhất

Đối với  những bạn thường xuyên sử dụng Word trong công việc thì nắm giữ một vài mẹo nhỏ trong tay sẽ giúp bạn tiết kiệm được khối thời gian quý giá của mình. Hãy thử tưởng tượng mà xem, bạn sẽ mất bao nhiêu thời gian nếu sử dụng phương pháp thủ công ngồi gõ từ chữ một trong các thông báo mời họp, các bảng lương của hàng trăm nhân viên hay thư cảm ơn gửi cho hàng ngàn người,…Thật kinh khủng phải không nào. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách trộn văn bản trong Word 2010 chi tiết nhất, giúp bạn rút ngắn thời gian hơn trong quá trình thực hiện công việc này.

Yêu cầu về cách trộn văn bản trong Word 2010

Trộn văn bản được biết đến là một trong những tính năng có ích nhất trong Microsoft Word. Đặc biệt là Word 2010. Với tính năng này, bạn sẽ tiết kiệm chi phí được rất nhiều thời hạn trong việc giải quyết và xử lý những list có mẫu cố định và thắt chặt sẵn như thông tin thông tin, bảng lương, phiếu điểm, thư mời hay thư cảm ơn, …

cach-tron-van-ban-trong-word-2010

Tính năng này vô cùng hữu ích, tuy nhiên rất nhiều bạn không biết và chưa biết cách sử dụng tính năng trộn văn bản trong Word 2010. Để trộn văn bản trong Word 2010, bạn cần phải đáp ứng các yêu cầu sau:

  • Máy tính phải bảo vệ được setup Microsoft Word 2010 .
  • Trong máy tính phải có 2 file tài liệu là văn bản gốc và tài liệu gốc .
  • Văn bản gốc phải bảo vệ soạn sẵn rất đầy đủ nội dung văn bản và đồng thời một số ít nội dung thông tin thiết yếu phải biến hóa theo từng đối tượng người dùng người gửi phải được bỏ trống như họ tên, số CMND, ngày tháng năm sinh …
  • Dữ liệu gốc phải bảo vệ đúng mực những thông tin dữ liệu của mỗi đơn vị chức năng, mỗi cá thể để hoàn toàn có thể điền vào phần để trống của văn bản gốc. Đặc biệt, một quan tâm nhỏ ở đây là bắt buộc phải sử dụng bảng biểu của Excel như Sheet hoặc Table để trình diễn tài liệu gốc .

Phải bảo vệ máy tính của bạn có vừa đủ những nhu yếu trên thì mới thực thi những thao tác trộn văn bản trong Word 2010 một cách thuận tiện nhất .

Hướng dẫn cách trộn văn bản trong Word 2010

Trộn văn bản giúp bạn tiết kiệm ngân sách và chi phí được thời hạn soạn thảo và cắt giảm đi 1 số ít thao tác trùng lặp không thiết yếu .

Cách trộn văn bản trên Word 2010 chi tiết

Sau khi đã có vừa đủ văn bản gốc và tài liệu gốc được thiết lập đúng chuẩn. Thì bạn thực thi những bước cơ bản sau để chớp lấy được cách trộn văn bản trong Word 2010 .

  • Đầu tiên, bạn hãy mở văn bản gốc mà bạn đã soạn sẵn nội dung không thiếu từ trước .
  • Sau đó bạn nhấn vào Mailings và chọn mục Start Mail Merge .
  • Trong Start Mail Merge bạn nhấn chọn lệnh Step Mail Merge Wizard, sau đó chọn Letter sau cuối nhấn chọn Next .

Chọn Step Mail Merge Wizard trong thư mục Start Mail Merge

cach-tron-van-ban-trong-word-2010

  • Sau khi thực hiện xong các thao tác trên, bạn sẽ thấy xuất hiện giao diện mới. Hãy nhấn chọn lệnh Use Current Document, sau đó nhấn chọn mục Next: Select Recipients.

  • Hộp thoại Next : Select Recipients mở ra, bạn nhấn chọn Use an existing list, chọn tiếp mục Browse .
  • Tiếp đó, bạn nhấn chọn tài liệu gốc đã được thiết lập khá đầy đủ và đúng mực từ trước đó .
  • Nhấn Enter để bảng tài liệu được hiển thị. Chọn tổng thể những nội dung không cần phải bổ trợ tại thư mục Mail Merge Recipients. Nhấn Enter và sau đó chọn Next .
  • Tiếp theo bạn nhấn chọn More items trong hộp thoại Next : Write Your Letter .
  • Hộp thoại Insert Merge Field hiện ra, bạn nhấn chọn tổng thể những tài liệu cần điền vào văn bản gốc ( như họ và tên, ngày tháng năm sinh, số CMND, địa chỉ, … ). Cuối cùng hãy nhấn Insert để chèn vào và triển khai xong thao tác trộn văn bản trong Word 2010 .

Khi triển khai những thao tác này, bạn phải bảo vệ triển khai đúng lệnh tương ứng với trường. Đảm bảo những bước phải đúng mực .

Thực hiện thao tác xuất và in văn bản sau khi trộn trong Word 2010

Trong trường hợp bạn muốn in ra ngay sau khi hoàn tất những thao tác trộn văn bản thì hãy chọn Print để in. Đồng thời, bạn cũng hoàn toàn có thể xem trước văn bản của mình sau khi đã trộn bằng cách nhấn chọn nút Edit Individual Letters, sau đó nhấn Print để in văn bản ra .
Bên cạnh đó, nếu bạn muốn gửi hàng loạt văn bản mà bạn đã hoàn thành xong những bước trộn văn bản trong Word 2010 cho một người bất kể, thì bạn hãy thực thi tiếp một số ít thao tác đơn thuần sau :

  • Mở hộp thoại Merge to new Document .
  • Chọn một trong 3 lệnh All, Current Record hoặc From … To …. Nếu bạn chọn All thì bạn hoàn toàn có thể xuất hàng loạt những văn bản đã trộn. Trường hợp bạn muốn xuất ngay tại vị trí mà bạn đang nhấn xem thì bạn hãy chọn Current Record. Còn nếu bạn nhấn chọn lệnh Form … To … bạn sẽ xuất được văn bản trong một số lượng giới hạn nhất định .

Như vậy, bạn đã hoàn toàn có thể thực thi hàng loạt những thao tác trộn và xuất văn bản trong Word 2010 một cách thuận tiện rồi phải không nào. Nhờ vậy, quy trình soạn thảo thư cảm ơn, thư mời, hay xuất bảng lương, phiếu điểm, thông tin thông tin, … không còn là yếu tố quá khó khăn vất vả so với bạn nữa. Thời gian, triển khai những việc làm này được rút ngắn đi một cách đáng kể giúp bạn hoàn thành xong nhanh gọn và sớm nhất nhờ những thao tác trộn văn bản trên Word 2010 .

cach-tron-van-ban-trong-word-2010

Thao tác trộn văn bản trong Word 2010 giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo

Lời kết

Trên đây là bài viết hướng dẫn cách trộn văn bản trong Word 2010 chi tiết mà chúng tôi muốn giới thiệu đến cho bạn. Chỉ với một mẹo nhỏ bạn đã có thể trở nên chuyên nghiệp hơn trong công việc soạn thảo văn bản của mình. Hy vọng đây là những thông tin bổ ích nhất mà bạn đang cần tìm kiếm.

Bài viết liên quan