7 cách giảm dung lượng file Excel cực hiệu quả

Excel là một công cụ tương hỗ thao tác tất cả chúng ta tiếp tục sử dụng. Có một yếu tố là kích cỡ của những file Excel đôi khi quá lớn so với dung lượng thật của nó. Bạn sẽ mất cả phút chỉ để chờ file load xong. Đây thực sự là một phiền phức cho việc làm của bạn. Vậy làm thế nào để giảm dung lượng file Excel ? Hãy cùng khám phá qua bài viết sau .

Xác định những file Excel bạn cần giảm dung lượng

Có rất nhiều nguyên do khiến file Excel của bạn có dung lượng lớn. Đó hoàn toàn có thể là do những nhận xét, công thức, định dạng, trang tính ẩn, … và một hay nhiều chi tiết cụ thể này đều hoàn toàn có thể gây ảnh hưởng tác động tới file. File Excel của bạn sẽ càng có dung lượng lớn khi bạn làm trong những nghành kinh tế tài chính, góp vốn đầu tư hay ngân hàng nhà nước .Trước khi giảm dung lượng của file Excel, bạn phải xác lập những file nào đang quá lớn. Tạo bản copy của tệp Excel bất kể và làm theo cách bước sau :

  1. Chuyển phần mở rộng của bản copy thành đuối .Zip
  2. Sau đó mở thư mục đã được nén này và truy cập xl > worksheets
  3. Sắp xếp chúng theo kích thước hiển thị.

 giảm dung lượng file Excel

Bạn hoàn toàn có thể thấy những sheet nặng nhất ở trong list. Ví dụ trang sheet26.xe chiếm tới gần một phần ba dung lượng. Nó thường tương ứng với bảng n + 1 trong file Excel nên bạn sẽ cắt bớt từ tờ thứ hai mươi bảy .

Chọn bất kỳ file Excel lớn nào bạn muốn giảm dung lượng và làm theo các cách dưới đây:

Cách 1 : Xóa định dạng có điều kiện kèm theo

Định dạng có điều kiện là một chức năng khá hữu ích. Nó có thể cần khi bạn muốn làm nổi bật dữ liệu cụ thể. Nhưng nó cũng làm file Excel của bạn nặng hơn đáng kể. Nếu bạn muốn giảm dung lượng file Excel, bạn nên loại định dạng này khỏi bảng tính.
Cách làm:

  • Chọn một số ô được định dạng trên trang tính của bạn
  • Bạn sẽ đi theo đường dẫn sau: Home tab > Conditional formatting > Clear Rules > Clear from Selected CellsNếu bạn muốn xóa định dạng có điều kiện khỏi tất cả các ô của mình, chọn Clear Rules from Entire Sheet. giảm dung lượng file Excel

Cách 2 : Cắt từng bảng tính vào khoanh vùng phạm vi được sử dụng

Các bảng tính Excel có thể có tới 1 triệu hàng. Tất nhiên, bạn sẽ khó mà sử dụng hết chúng. Điều cần làm để giảm dung lượng file Excel là loại bỏ các hàng, cột trống.
Cách làm:

    • Chọn các hàng và cột trắng bằng phím tắt Ctrl + Shift + Phím mũi tên phải/ xuống)
    • Sau đó nhấp chuột phải > Nhấn Delete

 giảm dung lượng file Excel

Cách 3 : Loại bỏ những công thức không thiết yếu

Các công thức trong Excel là cách đẻ thao tác và phối hợp tài liệu tốt hơn. Tuy vậy, ta thường quên xóa chúng khi kết thúc quy trình thao tác. Bạn cũng hoàn toàn có thể giảm dung lượng file Excel bằng cách vô hiệu những công thức này .

Cách làm:

  • Đầu tiên, chọn các ô tính bạn đang làm việc. Hoặc bấm Ctrl + A để chọn toàn bộ trang tính.
  • Copy và dán Special: Values

 giảm dung lượng file Excel

Điều này cũng sẽ vô hiệu bớt những siêu link làm tăng dung lượng file của bạn .

Cách 4 : Nén ảnh trong Excel

File Excel là thường đặc trưng cho những số liệu và đo lường và thống kê. Nó thường không chứa những hình ảnh. Tuy vậy với một số ít nhu yếu nhất định, bạn vẫn phải sử dụng đến hình ảnh. Cách để giảm dung lượng file Excel trong trường hợp này là nén hình ảnh của bạn lại .

Cách làm:

  • Chọn hình ảnh bạn muốn nén
  • Chọn tab Picture Format
  • Nhấp vào Compress
  • Bỏ chọn hộp đầu tiên để nén tất cả ảnh trong tệp Excel của bạn
  • Tùy chọn: chọn độ phân giải bạn muốn (chúng tôi khuyên dùng email).

 giảm dung lượng file Excel

Mẹo số 5 : Xóa định dạng tài liệu

Định dạng tài liệu sẽ được cho phép cấu trúc thông tin chính xac hơn. Tuy vậy, nó cũng sẽ làm tăng dung lượng đáng kể những file. Nếu bạn tải file Excel qua lâu, hãy xóa những định dạng này .

Cách làm:

  • Chọn tất cả các hàng, cột và ô được định dạng. Nhớ chọn các ô không chứa dữ liệu
  • Tiếp đến chọn Home > Editing > Clear Format

 giảm dung lượng file Excel

Cách 6: Xóa watch

Các file Excel lớn với nhiều sheet và công thức thường chứa watch. Đôi khi nó sẽ làm tăng dung lượng file khá nhiều. Lời khuyên là sau khi thao tác, bạn nên xóa những watch. Điều này cũng hoàn toàn có thể làm giảm dung lượng file Excel đáng kể cho bạn .

Cách làm:

  • Đầu tiên chọn tab Formula tab > Watch Window
  • Tiến hành chọn toàn bộ sau đó nhấn Delete

 giảm dung lượng file Excel

Cách 7 : Loại bỏ tài liệu ẩn ( trang tính, hàng và cột )

Các tài liệu ẩn thường khá quan trọng với file Excel của bạn. Trước khi làm hãy chắc như đinh bạn đã sao chép một file dự trữ. Bởi nếu xóa những tài liệu ẩn bạn sẽ không hề phục sinh chúng nếu có yếu tố gì xảy ra. Tiếp đó là cách để giảm dung lượng file cho từng thành phần .

Cách làm với sheet:

  • Nhấp chuột phải vào một sheet.
  • Chọn “ Unhide ”.
  • Lặp lại các bước trước cho mỗi sheet.

Bạn cũng hoàn toàn có thể làm tương tự như với những cột và hàng :

  • Chọn toàn bộ trang tính của bạn bằng tổ hợp phím Ctrl + A.
  • Nhấp chuột phải vào hàng / cột của bạn muốn chọn.
  • Nhấp chọn “ Unhide “.

 giảm dung lượng file Excel

Tất cả những file Excel đã hiển thị ở màn hình hiển thị. Lúc này, bạn hoàn toàn có thể giảm dung lượng file Excel bằng cách xóa những trang tính, cột và hàng không thiết yếu. Bạn cũng hoàn toàn có thể kiểm tra file để tìm ra những sheet quá nhiều dung lượng .Xem thêm : Cách sửa lỗi Excel không mở được file nhanh nhất

Rate this [ type ]

Bài viết liên quan