2 Cách trộn thư trong Word 2010 nhanh, đơn giản nhất

Trộn thư trong Word là tính năng vô cùng hữu dụng với người dùng. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết đến thủ pháp này. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách trộn thư trong Word 2010, 2013, năm nay đơn thuần, chi tiết cụ thể nhất. Mời các bạn cùng tìm hiểu thêm !

Trộn thư trong Word là gì ?

Mail Merge – trộn thư là tính năng có ích trong Microsoft Word. Nó tương hỗ bạn trong việc giải quyết và xử lý chèn tệp tin, list, …. vào một số ít văn bản cố định và thắt chặt như phiếu điểm, thư mời, bảng lương, thông tin, …. Đây được xem là tính năng vô cùng có ích giúp bạn tiết kiệm chi phí được nhiều thời hạn khi soạn thảo văn bản .

Cách trộn thư trong word 2010

Nếu chưa biết cách trộn thư trong word như thế nào thì các bạn hoàn toàn có thể vận dụng một trong 2 cách dưới đây :

Trộn thư trong Word bằng cách tạo mới list chèn

Bước 1: Trên thanh công cụ, bạn truy cập tab Mailings. Sau đó chọn Start Mail Merge rồi chọn Step by Step Mail Merge Wizard.

Cách trộn thư trong Word 2010-1

Bước 2: Lúc này, màn hình sẽ hiển thị cửa sổ Mail Merge:

  • Step 1 of 6: Chọn Letter >> Next: Starting document.
  • Step 2 of 6: Chọn Use the current document >> Next: Select Recipients.
  • Step 3 of 6: Chọn Type a new list >> Next: Write your letter.

Cách trộn thư trong Word 2010-2

Bước 3: Lúc này cửa sổ New Address list xuất hiện. Bạn bấm chọn Customize Columns.

Cách trộn thư trong Word 2010-3

Bước 4: Ở hộp thoại Customize Address List, các bạn tùy chỉnh một số mục sau:

  • Add: Thêm trường.
  • Delete: Xóa các trường có sẵn.
  • Rename: Đổi tên trường có sẵn.

Nhấn OK khi hoàn tất .

Cách trộn thư trong Word 2010-4

Bước 5: Điền đầy đủ thông tin cho các trường.

  • New Entry: Thêm dòng mới.
  • Delete Entry: Xóa dòng.
  • Find: Tìm kiếm.

Sau khi triển khai xong bạn nhấn OK .

Cách trộn thư trong Word 2010-5

Bước 6: Khi màn hình hiển thị cửa sổ Save Address List, các bạn đặt tên cho tệp tin sau đó nhấn Save.

Cách trộn thư trong Word 2010-6

Bước 7: Ở khung Mail Merge Recipients, bạn thực hiện các chỉnh sửa:

  • Sort: Sắp xếp dữ liệu theo các trường phù hợp.
  • Filter: Lọc ra các danh sách cần thiết.
  • Find duplicates: Xóa các dữ liệu giống nhau.
  • Validate address: Xác nhận địa chỉ.

Sau đó nhấn OK .

Cách trộn thư trong Word 2010-7

Bước 8: Trở lại cửa sổ Mail Merge.

  • Step 3 of 6: Chọn Use an existing list >> Next: Write your letter.
  • Step 4 of 6: Nhấn chọn More items.

Cách trộn thư trong Word 2010-8

Bước 9:

  • Khi bảng Insert Merge Field hiển thị bạn chọn Database Fields.
  • Bấm vào trường đã thiết kế rồi chọn Insert tại các vị trí. Sau đó chọn Next: Preview your letters.

Cách trộn thư trong Word 2010-9

Bước 10: Sau khi chọn xong các trường, bạn nhấn Next: Complete the merge.

Cách trộn thư trong Word 2010-10

Bước 11:

  • Ở thanh công cụ bạn vào tab Mailings.
  • Ở mục Finish & Merge bạn nhấn chọn Edit Individual Documents.
  • Khung Merge to New Document hiển thị bạn chọn All sau đó nhấn OK.

Cách trộn thư trong Word 2010-11

Cách trộn thư trong Word 2010 bằng cách sử dụng file Excel

Bước 1: Thực hiện tương tự bước 1 – bước 2 của cách trộn thư mục trong “Trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn”

  • Tuy nhiên, ở Step 3 of 6, bạn chọn Use an existing list rồi chọn Browse.
  • Chọn vào file Excel có dữ liệu bạn cần rồi nhấn Open.

Cách trộn thư trong Word 2010-12

Bước 2: Chọn đúng sheet chứa dữ liệu rồi bấm OK.

Cách trộn thư trong Word 2010-13

Lưu ý: Khi trộn thư với file Excel, danh sách trong file cần được tạo từ dòng đầu tiên, bên trên và dưới không được có ô trống.

Cách trộn thư trong Word 2010-14

Bước 3: Thực hiện lặp lại bước 7 đến bước 11 theo hướng dẫn “Trộn thư trong Word bằng cách tạo mới danh sách chèn” đã thực hiện ở mục trên.

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010

Để trộn nhiều thư trong một trang word, các bạn triển khai theo hướng dẫn sau :

Bước 1: Chuẩn bị bảng dữ liệu cùng phần nội dung cần trộn.

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010-1

Bước 2: Để trộn nhiều nội dung cùng lúc bạn sao chép phần nội dung ở file Word sau đó vào Mailings, chọn Start Mail Merge, sau đó chọn Labels rồi chọn New Label.

Lúc này màn hình hiển thị sẽ hiển thị hành lang cửa số Label Detail, bạn thiết lập các thông số kỹ thuật rồi nhấn OK.

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010-2

Dán phần nội dung đã sao chép bắt đầu vào ô nhãn tiên phong. Sau đó chọn Update Labels trong thẻ Mailings để nhân lên nhiều nhãn khác có cùng nội dung trên một trang giấy .

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010-3

Bước 3: Trong thẻ Mailings, bạn nhấn chọn Select Recipients, sau đó chọn Use Existing List >> Chọn file Excel chứa bảng dữ liệu cần chèn.

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010-4

Bước 4: Ở vị trí cần điền thông tin trên nhãn đầu tiên của file Word bạn chọn Insert Merge Field, sau đó chọn nội dung tương ứng.

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010-5

Thực hiện tương tự cho các thông tin ở dưới. Sau khi chọn xong nhãn đầu tiên, bạn bấm Update Labels để nhập thông tin cho các nhãn tiếp theo.

Bước 5: Nếu muốn kiểm tra kết quả, bạn nhấn Preview Results.

Cách trộn nhiều thư trong Word 2010-6

Trên đây là hướng dẫn các cách trộn thư trong Word 2010 rất đầy đủ, cụ thể nhất. Chúc các bạn triển khai thành công xuất sắc !

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *