Hướng dẫn 4 cách xử lý bảng copy từ Excel sang Word đơn giản nhất

Khi trình bày các loại báo cáo, chúng ta thường phải đính kèm các bảng dữ liệu để minh họa cho số liệu của mình. Nếu bạn đã chuẩn bị các bảng trên Excel và đang tìm cách copy từ Excel sang Word thay vì tạo mới bảng từ đầu, hãy cùng Gitiho học 4 phương pháp chuyển dữ liệu từ Excel sang Word đơn giản và nhanh chóng nhất nhé.

Cách copy từ Excel sang Word: Copy Paste

Cách copy từ Excel sang Word đầu tiên cũng là cách copy bảng Excel sang Word cơ bản nhất: Sử dụng tính năng Copy Paste (tổ hợp phím tắt Ctrl+C và Ctrl+V). Với cách này, không có quá nhiều thao tác chúng ta phải thực hiện để có được một bảng Excel ưng ý trên trang giấy Word.

Cách copy từ Excel sang Word

Giả sử tất cả chúng ta có một bảng dữ liệu trên Excel đơn thuần như sau :

image screenshot 1628589229

Làm thế nào để copy bảng Excel này sang Word ? Tất cả những gì bạn cần làm là triển khai các bước dưới đây .

  • Bước 1: Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.

image screenshot 1628589287

  • Bước 2: Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
  • Bước 3: Nhấn tổ hợp Ctrl+V hoặc đi đến thẻ Home > nhóm Clipboard > Paste.

image screenshot 1628589359

Như bạn đã thấy, hàng loạt bảng Excel đã Open trên trang giấy Word chỉ sau một vài cú nhấn chuột. Cách copy từ Excel sang Word này thật thuận tiện đúng không nào ?

Các định dạng copy paste

Nếu bạn muốn định dạng lại bảng của mình sau khi đã chuyển dữ liệu từ Excel sang Word thì hãy chú ý đến hình tượng ctrl nằm ở góc phải bên dưới bảng vừa paste .

image screenshot 1628589473

Khi nhấn vào hình tượng này, bạn sẽ thấy list các tùy chọn định dạng dữ liệu, đơn cử như sau :

  • Keep Source Formatting (mặc định): Paste bảng và giữ nguyên định dạng bảng gốc của Excel.
  • Use Destination Styles: Paste bảng và chuyển bảng về định dạng hiện tại của Word.
  • Link & Keep Source Formatting: Paste liên kết đến bảng và giữ nguyên định dạng bảng gốc của Excel .
  • Link & Use Destination Styles: Paste liên kết đến bảng 

    và chuyển bảng về định dạng hiện tại của Word .

  • Picture: Paste hình ảnh của bảng Excel.

  • Keep Text Only: Chỉ paste văn bản trong bảng Excel.

Có thể sau khi copy và thử qua tổng thể các tùy chọn trên, bạn sẽ thấy tùy chọn Keep Source Formatting và Link và Keep Source Formatting không có gì khác nhau, tựa như với Use Destination Styles và Link và Use Destination Styles. Tuy nhiên, nếu bạn biến hóa công thức hoặc số liệu trực tiếp trên Excel và quay lại Word, bạn sẽ thấy sự độc lạ giữa các cặp định dạng trên. Nếu bạn paste Keep Source Formatting, bảng Word của bạn sẽ không có gì biến hóa. Tuy nhiên, với định dạng Link và Keep Source Formatting, bảng Word lúc này sẽ tự update các biến hóa bạn đã triển khai trên Excel .Hiểu một cách đơn thuần thì định dạng Keep Source Formatting chỉ paste số liệu và khung bảng Excel của bạn vào Word. Điều này nghĩa sau khi đã vận dụng cách copy bảng Excel sang Word, nếu bạn biến hóa công thức hoặc bất kể yếu tố nào trên bảng Excel, bạn sẽ phải thực thi lại các biến hóa đó trên bảng Word một cách bằng tay thủ công. Trong khi đó, định dạng Link và Keep Source Formatting sẽ giúp bạn tạo một đường dẫn đến bảng Excel và tự động hóa update mọi biến hóa từ Excel sang Word .

Các tùy chọn này chính là một phần tính năng Paste Special trong cả Excel và Word. Vậy thì có thể áp dụng cách copy từ Excel sang Word bằng công cụ này không? Câu trả lời tất nhiên là có. Hãy tiếp tục theo dõi cách copy bảng Excel sang Word thứ hai nhé.

Xem thêm : Tổng hợp các phím tắt Excel thần thánh

Có một cách copy từ Excel sang Word khác bạn có thể sử dụng để tạo một đường link về bảng dữ liệu gốc, nhằm tự động cập nhật các thay đổi trên bảng Excel cho bảng Word. Với cách này, chúng ta sẽ sử dụng tính năng Paste Special.

< THVP
–>

Tính năng Paste Special trong Word

— >Thông thường, khi bạn sử dụng tổng hợp phím tắt Ctrl + C Ctrl + V, mạng lưới hệ thống sẽ mặc định paste cả dữ liệu và định dạng gốc. Nếu bạn muốn đổi khác định dạng paste này, Paste Special chính là tính năng bạn cần .Bạn hoàn toàn có thể tìm thấy Paste Special tại thẻ trang chủ > nhóm Clipboard > Paste > Paste Special .

image screenshot 1628593687

Xem thêm : Giới thiệu tính năng Paste Special hiệu suất cao trong đề thi MOS Excel

Cách copy từ Excel sang Word

Bằng tính năng Paste Special, tất cả chúng ta sẽ copy bảng Excel sang Word dưới dạng link. Điều này được cho phép Word tự động hóa biến hóa dữ liệu bảng khi bạn triển khai các biến hóa trên Excel. Thao tác này vô cùng có ích trong trường hợp dữ liệu của bạn còn ở bước chỉnh sửa chứ chưa phải dữ liệu sau cuối .

Vẫn tiếp tục với bảng dữ liệu trong phần trên, chúng ta sẽ học cách copy từ Excel sang Word bằng tính năng Paste Special bao gồm các bước dưới đây:

  • Bước 1 : Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
  • Bước 2 : Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
  • Bước 3: Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
  • Bước 4: Chọn mục Paste link > Microsoft Excel Worksheet Object. Sau đó nhấn OK.

image screenshot 1628599267

Như vậy, bạn đã triển khai xong cách chuyển dữ liệu từ Excel sang Word mà vẫn giữ nguyên link đến file gốc. Hãy thử đổi khác dữ liệu trên Excel, chắc như đinh bạn sẽ thấy bảng Word đổi khác theo. Nếu bạn không thấy 2 bảng khớp nhau, hãy nhấn chuột phải vào bảng Word và chọn Update Link .

image screenshot 1628600786

Khi bạn áp dụng cách copy Excel sang Word này, bảng Word sẽ liên tục được cập nhật dựa theo file Excel gốc mỗi lần bạn mở file. Ngay cả khi Excel không ở chế độ hoạt động thì Word vẫn có thể kiểm tra các thay đổi để tự động điều chỉnh bảng liên kết. Do đó, bạn không nhất thiết phải bật cả 2 phần mềm nếu chỉ muốn chỉnh sửa bản Word.

Một điểm khác bạn cần quan tâm với cách copy bảng Excel sang Word bằng Paste Special chính là 2 bảng dữ liệu link với nhau. Do đó, bạn cần giữ cả 2 file Excel và Word trong bộ nhớ thiết bị của mình. Trong trường hợp bạn gửi file Word cho một người nào đó, hãy chắc như đinh mình đã gửi kèm file Excel bởi nếu không, bảng Word của bạn sẽ gặp lỗi và dữ liệu không hề cập nhập đúng chuẩn .Phương pháp chuyển dữ liệu từ Excel sang Word này cực kỳ tương thích với các file Excel chứa khối lượng dữ liệu phức tạp và khổng lồ. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn ra một phần nhỏ trong số đó để đưa vào báo cáo giải trình trên Word của mình mà trọn vẹn không gặp yếu tố gì khi đổi khác số liệu trên file Excel .

Cách copy từ Excel sang Word: Nhúng bảng vào Word

Trong 2 phần trên, chúng ta đã học cách copy từ Excel sang Word để bảng tự động cập nhật dữ liệu dựa theo các thay đổi tại file Excel gốc. Tuy nhiên, chúng ta bắt buộc phải giữ 2 file Word và Excel cùng nhau. Tại phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách nhúng bảng Excel vào Word để tạo một bảng tính Excel ngay tại trang văn bản.

Cách copy từ Excel sang Word

Dưới đây là các bước nhúng bảng Excel vào Word :

  • Bước 1 : Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
  • Bước 2 : Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
  • Bước 3 : Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
  • Bước 4 :Chọn mục Paste > Microsoft Excel Worksheet Object. Sau đó nhấn OK.

image screenshot 1628606786

Sau khi chờ một lúc, bạn sẽ thấy bảng Excel đã được copy sang Word. Điều thực sự xảy ra trong quy trình chờ đón này không chỉ là chuyển dữ liệu từ Excel sang Word, mà thực ra là Word đã tạo ra một file Excel mới và hiển thị bảng từ file đó. Có thể bạn sẽ thấy điều này vô lý nhưng thực sự luôn chứa đựng những giật mình như vậy đó .Nếu bạn chưa tin thì hãy nhấn đúp chuột vào bảng vừa tạo trên file Word. Bạn sẽ thấy trang tính Excel chứa bảng tính trên hiện ra ngay trong ứng dụng soạn thảo văn bản Word như trong hình dưới đây :

image screenshot 1628609551

Các tính năng của bảng tính này trọn vẹn tương tự như như những gì Microsoft Excel phân phối. Bạn hoàn toàn có thể thiết lập các hàm đo lường và thống kê cho bảng dữ liệu của mình hoặc định dạng các thông tin hiển thị trong bảng, ví dụ như vận dụng Filter để lọc dữ liệu, hoặc Conditional Formatting để tô màu các ô đặc biệt quan trọng .

Một số lưu ý

Ưu điểm lớn nhất của cách copy từ Excel sang Word này chính là bạn không cần phải dùng 2 file Excel và Word tách biệt để lập báo cáo văn bản của mình nữa. Thay vào đó, bạn đã tích hợp 2 file làm một và chỉ cần thao tác trên Word là đủ. Khi bạn chia sẻ file này với những người khác, họ cũng không cần đến file Excel gốc để nhìn thấy đầy đủ dữ liệu đã được chuyển sang.

Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm kể trên, cách copy bảng Excel sang Word này có thể khiến hoạt động của phần mềm chậm đi và có nguy cơ bị quá tải nếu khối lượng dữ liệu cần nhúng quá nặng. Lúc này, Word không chỉ chạy văn bản đang mở, mà còn chạy toàn bộ file chuyển dữ liệu từ Excel sang Word. Chính vì vậy, nếu bạn thấy quá trình chờ đợi sau khi nhấn OK trong hộp thoại Paste Special quá lâu thì đây chính là nguyên nhân. Có khả năng Word sẽ dừng phản hồi đột xuất, nên bạn hãy cân nhắc kỹ về dung lượng file Excel trước khi áp dụng cách copy từ Excel sang Word này nhé.

Xem thêm : Cách sử dụng công dụng Table Word để tạo bảng trong Microsoft Word – Phần 1

Cách copy từ Excel sang Word: Tạo bảng dưới định dạng hình ảnh

Nếu bạn đang hoàn thiện các bước cuối cùng trong báo cáo và không còn thay đổi bất cứ số liệu nào nữa, xử lý bảng bằng cách copy từ Excel sang Word là một gợi ý hàng đầu. Đây là phương pháp đơn giản và dễ quản lý nhất trong số các cách chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Word mình đã đề cập trong bài viết ngày hôm nay.

Cách copy từ Excel sang Word

Các thao tác cách copy bảng Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh được thực thi lần lượt như sau :

  • Bước 1 : Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
  • Bước 2 : Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
  • Bước 3 : Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
  • Bước 4 :Chọn mục Paste > Picture (Enhanced Metafile) > Sau đó nhấn OK.

1 image screenshot 1628611524

Như vậy, bạn đã quy đổi dữ liệu từ Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh. Sau khi đã có ảnh, bạn hoàn toàn có thể tùy ý chỉnh sửa nó như mọi hình ảnh thường thì khác .

Nếu bạn vẫn muốn hình ảnh của mình giữ nguyên độ linh động và hoàn toàn có thể update dựa theo biến hóa tại file gốc, hãy làm theo các bước dưới đây :

  • Bước 1 : Chọn toàn bộ bảng Excel và nhấn tổ hợp Ctrl+C hoặc nhấn chuột phải và chọn Copy.
  • Bước 2 : Chuyển sang file Word và đặt con trỏ chuột ở vị trí bạn muốn hiển thị bảng.
  • Bước 3 : Vào thẻ Home > nhóm Clipboard > mũi tên dưới biểu tượng Paste > Paste Special.
  • Bước 4 :Chọn mục Paste link > Picture (Enhanced Metafile) > Sau đó nhấn OK.

image screenshot 1628611981

Bằng thao tác này, bạn đã thành công xuất sắc vận dụng cách copy bảng Excel sang Word dưới định dạng hình ảnh nhưng vẫn hoàn toàn có thể tự động hóa update. Vì hình ảnh vừa tạo chứa đường link đến file gốc nên hãy ghi nhớ rằng bạn cần giữ đồng thời cả 2 file Word và Excel để hình ảnh trong Word hiển thị đúng chuẩn nhất .Trong trường hợp file Excel bị xóa hoặc đổi tên, hình ảnh bạn đã copy sang Word sẽ giữ nguyên định dạng như một hình ảnh thông thường .

Xem thêm: Cách chèn hình ảnh trong Word và những cài đặt hình ảnh liên quan

Tổng kết

Trên đây là một số phương pháp chuyển đổi dữ liệu từ Excel sang Word bạn có thể áp dụng cho các bảng biểu trên trang tính. Tùy vào trường hợp và yêu cầu cụ thể, hãy cân nhắc các cách copy từ Excel sang Word để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất nhé. Để học thêm các thủ thuật thao tác giữa các phần mềm Microsoft, hãy tham khảo các bài viết của chúng mình trên blog Gitiho nhé.

Gitiho xin cảm ơn bạn đọc và chúc bạn thành công xuất sắc !

Bài viết liên quan