Hướng dẫn cách in hàng loạt trong Mail merge đơn giản, nhanh chóng

Duy Nguyễn Bá16/09

In hàng loạt trong Word với Mail Merge. Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng tính năng Mail Merge để in hàng loạt trong Word, Mail Merge là một tính năng rất hữu ích đối với người soạn thảo văn bản nó giúp người soạn thảo có thể nhanh chóng tạo một văn bản cho nhiều người như: Giấy mời, thông báo, thư cảm ơn,…

1. Chuẩn bị

Khi bạn trộn thư, tệp Excel ( Word ) sẽ được liên kết với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ thông tin trực tiếp từ bảng tính Excel ( Word ) .

Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel (Word) đã có tất cả thông tin. Nếu bạn muốn thêm thông tin khác, bạn hãy thay đổi hoặc bổ sung bên trang tính Excel (Word) trước khi trộn thư.

Chuẩn bị

Chuẩn bị

2. Những điều quan trọng cần lưu ý với Mail Merge

Các cột trong File Excel ( word ) phải giống hệt, không có sự chênh lệch trong các vị trí cần lấy .Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư .

Ví dụ: Nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố riêng biệt.

Những điều quan trọng cần lưu ý với Mail Merge

Những điều quan trọng cần quan tâm với Mail MergeNếu tệp Excel gồm có ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện mở màn hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị chức năng tiền tệ .

Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

3. Chọn File nguồn để trộn

Bước 1: Mở file Word, chọn tab Mailings > Tại mục Select Recipients, chọn Use an Existing List….

Mở file Word, chọn tab Mailings, tại mục Select Recipents, chọn Use an Existing List...

Mở file Word, chọn tab Mailings, tại mục Select Recipents, chọn Use an Existing List …

Bước 2: Dẫn đến file nguồn, chọn file nguồn > Nhấn Open.

 Dẫn đến file nguồn, chọn file nguồn, nhấn Open

Dẫn đến file nguồn, chọn file nguồn, nhấn Open

Bước 3: Chọn tên Sheet > Nhấn OK để mở sheet.

Chọn tên Sheet, nhấn OK để mở sheet

Chọn tên Sheet, nhấn OK để mở sheet

Lưu ý:

– Nếu là File nguồn là File Excel thì bạn cần phải chọn tên Sheet ( chọn tên Sheet có tài liệu nhé )- Nếu là File nguồn là File Word thì bạn không cần phải chọn gì cả .

4. Chèn dữ liệu tương ứng

Bước 1: Tại tab Mailings > Chọn Insert Merge Field > Chọn Field tương ứng bạn cần chèn vào vị trí File Word là được.

Chọn Field tương ứng bạn cần chèn vào vị trí File Word là được

Chọn Field tương ứng bạn cần chèn vào vị trí File Word là đượcSau khi chèn xong bạn sẽ có được tác dụng như hình dưới .

Sau khi chèn xong bạn sẽ có được kết quả như hình dưới.

Sau khi chèn xong bạn sẽ có được tác dụng như hình dưới .

5. Hiển thị kết quả

Bước 1: Sau khi chèn xong các Field để xem kết quả bạn vào tab Mailings > Chọn Preview Results.

Sau khi chèn xong các Field để xem kết quả bạn vào tab Mailings, chọn Preview Results

Sau khi chèn xong các Field để xem hiệu quả bạn vào tab Mailings, chọn Preview Results

Bước 2: Bạn sẽ thấy kết quả tương ứng xuất hiện như hình dưới. Để kiểm tra các mẫu thông tin bạn có thể sử dụng thanh công cụ phía trên để di chuyển qua lại các dữ liệu.

Để kiểm tra các mẫu thông tin bạn có thể sử dụng thanh công cụ phía trên

Để kiểm tra các mẫu thông tin bạn hoàn toàn có thể sử dụng thanh công cụ phía trên

6. In hàng loạt trong Mail merge

Bước 1: Sau khi bạn thấy các kết quả chuẩn xác, bạn có thể in ra bằng cách vào tab Mailings > Chọn Print Documents…

Sau khi bạn thấy các kết quả chuẩn xác, bạn có thể in ra

Sau khi bạn thấy các tác dụng chuẩn xác, bạn hoàn toàn có thể in ra

Bước 2: Lúc này một cửa sổ hiện ra có 3 tùy chọn cho bạn.

All: In tất cả các trang

Current record: In trang hiện hành

From…to…: In từ trang nào đến trang nào (ví dụ từ 1 đến 5)

Lúc này một cửa sổ hiện ra có 3 tùy chọn cho bạn

Lúc này một cửa sổ hiện ra có 3 tùy chọn cho bạn

Bạn hoàn toàn có thể in ra trên các loại máy in Canon, máy in HP, máy in Brother, …

7. Một số vấn đề liên quan đến máy in khác

Máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN

Máy chủ là máy kết nối máy in và với các máy tính khác. Nếu các máy trạm không có cùng địa chỉ IP với máy chủ thì máy tính của bạn sẽ không thể tìm thấy máy in trong mạng LAN.

Để biết cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Cách giải quyết và xử lý lỗi máy tính Windows không tìm thấy máy in trong mạng LAN .

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Lý do chính bới khổ giấy bạn sử dụng để soạn thảo văn bản trên máy tính không thích hợp với loại giấy được thiết lập bên trong máy in. Người sử dụng thường gặp phải yếu tố này khi dùng khổ giấy A5. Tuy nhiên, khi in các khổ A4 vẫn hoàn toàn có thể bị lỗi .Để biết chi tiết cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Lỗi máy in chỉ in được 1 trang nguyên do và cách khắc phục đơn thuần .

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Lỗi máy in chỉ in được 1 trang

Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được

Đây là bộ phận kết nối máy tính với máy in, nên khi cáp kết nối gặp sự cố thì máy sẽ không nhận diện được lệnh in mặc dù đã báo Ready To Print. Vì vậy, bạn cần phải kiểm tra cáp đầu tiên nếu gặp phải tình trạng trên.

Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm chi tiết cụ thể cách khắc phục Lỗi máy in báo Ready To Print nhưng không in được và cách khắc phục .

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Khi bản in cho ra màu không như mong ước của bạn hay Open những vết sọc hay sai màu, bạn hãy triển khai in một bản kiểm tra đầu in để tìm ra lỗi và cách khắc phục trước khi có dự tính thay mới máy in của mình .Bạn hãy tìm hiểu thêm cách khắc phục qua bài viết Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in phun màu Canon .

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Cách khắc phục lỗi bản in bị sọc, sai màu trên máy in Canon

Lỗi máy in không nhận lệnh in

– Máy tính của bạn đang bị lỗi hệ quản lý và điều hành .- Dây cáp liên kết máy in với máy tính hoàn toàn có thể bị hỏng hoặc bị lỏng .- Máy in chưa được bật nguồn .Để biết chi tiết cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Lỗi máy in không nhận lệnh in – Cách khắc phục nhanh gọn và hiệu suất cao .

Máy in in ra giấy trắng

– Hộp mực đã hết mực .- Hộp mực bị hỏng .- Trục từ máy in đã hỏng .- Máy in bị tắc đầu phun .Để biết cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Máy in in ra giấy trắng – Nguyên nhân và cách khắc phục nhanh gọn .

Máy in in ra giấy trắng

Máy in in ra giấy trắng

Máy in không kéo giấy

Khi cần in một tài liệu, bạn ra lệnh in và máy đã xác nhận lệnh nhưng khi thực thi lấy giấy thì không được và nhận được thông tin lỗi : Đèn chuyển sang màu đỏ và báo hết giấy ( paper-out ) .Để biết chi tiết cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Máy in không kéo giấy – Nguyên nhân và cách khắc phục hiệu suất cao .

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Lý do hoàn toàn có thể bắt nguồn từ việc bạn đổ mực không đúng loại hay không đúng cách, máy in sẽ in mờ chữ. Chất lượng của các loại mực hay mực in chính hãng sẽ ảnh hưởng tác động đến chất lượng in .Bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thêm Cách khắc phục lỗi máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét .

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Máy in bị mờ chữ, không đậm, không rõ nét

Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc

– Bề mặt giấy trơn làm ống cuộn không đều .- Giấy quá mỏng mảnh, có nhiệt độ cao hoặc giấy bị ẩm do tiếp xúc nước .- Đặt không đúng cách trên khay in .Để biết chi tiết cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Máy in kéo nhiều tờ giấy cùng một lúc – Nguyên nhân và cách khắc phục .

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Với những văn bản dài, bạn hoàn toàn có thể căn lề in 2 mặt đối xứng nhau trong Word rồi đóng gáy thành tập nhằm mục đích tiết kiệm ngân sách và chi phí giấy và nhìn cũng thích mắt hơn .Để biết chi tiết cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word đơn thuần, nhanh gọn .

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Hướng dẫn cách in 2 mặt khớp nhau trong Word

Máy in không in được file PDF

Yếu tố tiên phong bạn hoàn toàn có thể nghĩ đến khi gặp phải lỗi in ấn là máy in. Trước khi kiểm tra lỗi xuất phát từ ứng dụng, bạn hãy thực thi kiểm tra máy in trước vì đây là nguyên do thông dụng nhất bạn hoàn toàn có thể gặp phải .Để biết cụ thể hơn về cách khắc phục bạn hãy tìm hiểu thêm Máy in không in được file PDF – Nguyên nhân và cách khắc phục hiệu suất cao .Một số mẫu máy in đang kinh doanh tại Thế Giới Di Đông:

Bài viết này đã hướng dẫn cho bạn cách in hàng loạt trong Mail merge đơn giản. Chúc bạn thành công!

751 lượt xem

Bạn có làm được hướng dẫn này không ?

2 check

2 check
Không

Bài viết liên quan